市役所の窓口で「実印をお持ちですか」と聞かれて、鞄の中の印鑑をどれにすればいいのか迷った経験はないでしょうか。車を買うとき、賃貸契約を結ぶとき、相続の手続きをするとき、急に「実印」と「印鑑登録証明書」という言葉が出てきます。ふだん使っている認印やシャチハタとは何が違うのか、そもそも登録とは何をすることなのか。ここを一度整理しておくと、いざというときに慌てずに済みます。
実印・認印・銀行印は、何が違うのか
結論から言うと、この三つは印鑑そのものの種類が違うのではなく、「役割」が違います。同じ印鑑を実印にも認印にも使うことは制度上は可能ですが、実務ではおすすめしません。
実印とは、市区町村に登録した印鑑のことです。登録すると、その印影が「この人のものです」と役所に証明してもらえる状態になります。認印は登録していない印鑑で、宅配便の受け取りや社内書類など、本人確認の重みがそれほど求められない場面で使います。銀行印は金融機関に届け出た印鑑で、口座開設や大きな出金のときに使う専用の印鑑です。役所への登録とは別物なので、実印を銀行印として使うこともできますが、両方を同じ印鑑にすると、片方を紛失したときにもう片方まで使えなくしなければならず、手間が二重になります。
たとえば、住宅ローンを組んで家を買う場面を考えてみます。金融機関との契約には銀行印、法務局への登記や保証会社との契約には実印が必要になり、印鑑登録証明書の提出も求められます。この場面で認印を持っていっても、当然ながら手続きは進みません。
ここで迷いやすいのは、シャチハタ(インク浸透印)の扱いです。シャチハタは大量生産された同一形状の印影が多く、本人特定の証拠能力が低いとされているため、実印としての登録はできません。認印としても断られる場面が増えています。三文判(既製品の安い印鑑)は認印としては使えますが、実印登録は自治体によって可否が分かれることもあります。
印鑑登録に必要なもの
登録そのものは難しい手続きではありません。用意するものは、登録したい印鑑と本人確認書類、それに手数料です。この三つがそろえば、多くの場合はその日のうちに登録が終わります。
印鑑については、大きさに規定があります。一般的には一辺の長さが8ミリメートルから25ミリメートルの正方形に収まるものと定められていることが多く、極端に小さいシャチハタや、逆に大きすぎる印鑑は登録を断られます。素材はゴム印は避けたほうが無難です。ゴムは熱や経年で変形しやすく、同じ印影を保てなくなるおそれがあるためです。木材やチタン、水牛の角などで作られた印鑑が一般的に選ばれています。
本人確認書類は、運転免許証やマイナンバーカードのような、顔写真付きの公的な証明書があればその場で登録できることがほとんどです。写真付きの証明書がない場合は、後日に郵送での照会が必要になり、登録までに数日から一週間ほどかかることがあります。急いでいるときほど、この違いは大きく響きます。
たとえば、転勤で急に住民票を移し、翌週には車の名義変更で実印が必要という場面があったとします。免許証を持って窓口に行けばその日に登録できますが、健康保険証しか持っていないと即日発行にならず、間に合わない可能性が出てきます。予定が決まっているなら、早めに済ませておくほうが安全です。
迷いやすいのは、同じ世帯に同じ印影の印鑑を二人分登録できるかという点です。夫婦で同じデザインの印鑑を使っている家庭もありますが、同一の印影は一人しか登録できません。家族用にまとめ買いした印鑑セットをそのまま使おうとして、窓口で断られるケースはよくあります。
登録の実際の手順
手続き自体は、窓口に行って申請書を書き、印鑑を押して、本人確認をして終わりというシンプルな流れです。ただし、本人確認の方法によって当日で終わるか、後日になるかが分かれます。
まず窓口で「印鑑登録申請書」をもらい、住所や氏名などの基本情報を記入します。次に、持参した印鑑をその場で押印します。ここで係の人が印影を確認し、規定のサイズや文字の判読性に問題がないかを見ます。顔写真付きの本人確認書類を提示できれば、その場で審査が行われ、問題がなければ即日で登録が完了し、「印鑑登録証」というカードが発行されます。
顔写真付きの証明書がない場合は、いったん申請だけを受け付け、後日、役所から本人宛てに照会書が郵送されます。その照会書に必要事項を記入して窓口に持っていくことで、ようやく登録が完了します。この二段階の方式は、他人が勝手に本人になりすまして登録することを防ぐための仕組みです。手間はかかりますが、実印という重みを考えると必要な確認だと言えます。
たとえば、免許証を返納した高齢の親の代わりに実印を登録しようとする場面では、健康保険証とマイナンバー通知カードだけでは即日登録できないことがあります。マイナンバーカードへの切り替えを先に済ませておくと、後々の手続きがぐっと楽になります。
代理人による申請も可能ですが、その場合は必ず照会書による方式になり、即日発行はできません。本人以外が窓口に行く予定があるなら、日数に余裕を持って動く必要があります。
印鑑登録証明書の取り方と使いどころ
登録が終わったら、印鑑登録証(カード)を使って印鑑登録証明書を取得できるようになります。この証明書があってはじめて、実印が「役に立つ印鑑」になります。
証明書は、印鑑登録証を窓口に持参して申請するのが基本の方法です。マイナンバーカードを持っている人は、コンビニエンスストアのマルチコピー機で取得できる自治体も増えています。手数料は自治体ごとに定められており、数百円程度が一般的です。ここで注意したいのは、印鑑登録証明書は「印鑑登録証」とは別物だという点です。カード自体を提出しても意味がなく、その場で発行された紙の証明書を提出先に渡す必要があります。
使いどころとしては、不動産の売買や相続の手続き、自動車の名義変更、公正証書の作成などが代表的です。たとえば、親から相続した土地の名義変更をする場面では、遺産分割協議書に実印を押し、それぞれの相続人の印鑑登録証明書を添付します。証明書の有効期限は提出先によって「発行から3か月以内」などと指定されることが多く、早く取りすぎると使えなくなってしまいます。
迷いやすいのは、証明書の必要枚数です。契約先が複数ある場合、1枚で使い回せると思い込んでいると、原本が必要な提出先で足りなくなることがあります。事前に何枚必要かを確認してから窓口に行くと、二度手間を防げます。
つまずきやすいところ
印鑑登録の手続きでよくつまずくのは、登録した印鑑を失くしたときと、引っ越しをしたときの二つです。どちらも「登録し直せばいい」という単純な話ではなく、順番を間違えると余計な手間がかかります。
印鑑を紛失した場合は、まず登録の廃止手続きを行い、その後に新しい印鑑で再登録します。ここで急いでいるからといって廃止を後回しにすると、失くした印鑑がまだ有効な状態のままになり、悪用されるリスクが残ります。心当たりがなくても、気づいた時点ですぐに廃止の届け出をするのが安全です。印鑑登録証(カード)を失くした場合も同様で、放置せずに再交付の手続きを取っておくべきです。
引っ越しの場面もつまずきやすいところです。同じ市区町村内での転居であれば登録はそのまま引き継がれることが多いのですが、別の市区町村に転出すると、登録は自動的に失効します。転出届を出した時点で古い登録は無効になるため、新しい住所地の役所であらためて登録をやり直す必要があります。「前の市で登録した実印だから」と油断していると、いざ証明書を取ろうとしたときに登録が存在せず、慌てて手続きをする羽目になります。
もうひとつ迷いやすいのが、結婚などで氏名が変わった場合です。印鑑に彫られた名字が変わると、登録内容と印影が一致しなくなるため、新しい印鑑を作って登録し直す必要があります。旧姓の印鑑をそのまま使い続けてしまい、後になって証明書と印影が合わないと指摘されるケースは珍しくありません。ここは見落とされがちなので、氏名変更の手続きと合わせて確認しておくとよいでしょう。
